易宝典文章——玩转O365中的EXO服务之三十四实现就地保留

在企业商务或社会交往中，往往会遇到一些需要提供电子证据的时候。比如，涉及诉讼或法律问题时，需要企业提供相关的邮件证据等。为了确保相关敏感邮件或在商务/事务中的邮件完整，就需要事先将相关邮件完整保存号。

通常，如诉讼一类的事情会在一个突然的时候发生。因此，企业为了使自身在诉讼中获得更多有利证据，应该事先对各种商务/事务做诉讼可能性评估，并针对评估结果做出提前保留证据的方案。对于以电子方式存储的信息（ESI）来讲，由于其包含电子邮件等内容，可能在证据保留方案中涉及的内容很广。比如：需要保留与特定邮件主题相关的所有电子邮件，或者是与特定个人相关的所有电子邮件等。

上述保留要求，如果只是存在于制度，那么可能存在用户有意或无意删除电子邮件。而为了防止邮件被自动删除，而停用自动删除机制，从而导致用户邮箱存在大量可能不需要的邮件，致使工作效率下降，并且也不能彻底杜绝用户手动删除。

基于上述，Exchange Online提供了相关邮件的保留机制来实现对企业利益的保护。

一、就地保留和诉讼保留

所谓就地保留在Exchange Online中就是允许针对内容和时间进行筛选需要保留的邮件。比如，可以通过关键字、发件人/收件人、开始/结束日期等查询指定要保留的项目，也可以指定要置于保留状态的邮件类型。此外，就地保留还能设置需要保留多长时间等。

需要注意的是，微软在逐步放弃就地保留的概念，取而代之的是在Office 365安全与合规中心使用“电子数据展示服务”或“保留策略”。但是在世纪互联版的Office 365中目前依然是使用在Exchange Online的“就地电子数据展示和保留”来实现的。

1、就地保留的可选方案。

可以选择如下三种方案来规划企业的就地保留：

A、无限期保留：无限期保留方案类似于诉讼保留。

B、基于查询的保留：如果企业需要根据特定的查询参数保留项目，则可以使用基于查询的就地保留。创建基于查询的就地保留之后，会保留与查询参数匹配的所有现有邮箱项目和将来项目，即以后日期接收的邮件。需要注意，通常由于无法索引附件，标记为不可搜索的项目也会被保留，因为无法确定其是否与查询参数相匹配。

C、基于时间的保留：就地保留和诉讼保留都允许指定保留项目的持续时间。持续时间从接收或创建邮箱项目的日期计算得到。

可以将同一用户邮箱放置在多个就地保留中，即可能多个就地保留的规则都能筛选到同一用户邮箱内容，因此该用户邮箱将同时遵从所有就地保留的规则要求，因为Exchange Online会对这些规则进行OR合并搜索。如果作用到某个邮箱的关键字达到500个，则邮箱中的所有内容将会被全部进行保留，而不会再去评估是否符合筛选条件，直到作用到该邮箱的关键字低于500个，才再按照筛选结果进行保留。

2、诉讼保留

诉讼保留实际在就地保留之前就被微软提出了，具体体现在Exchange 2010中，在后续的Exchange各版本中依然可用。

诉讼保留的实质是将邮箱的LitigationHoldEnabled属性设置为启用，从而达到将整个邮箱内容进行保留的要求。诉讼保留不能选择保留内容，只允许将所有项目都至于保留状态。但是可以指定项目的保留期限，该期限是从项目被接收或被创建开始计算的。如果没有设置期限，则为无限期保留，直到诉讼保留设置在该邮箱上取消为止。

同时将邮箱置于一个或多个就地保留和无限期诉讼保留中时，将无限期保留所有项目。如果删除诉讼保留而用户邮箱仍置于一个或多个就地保留中，则将匹配就地保留条件的项目在保留设置中保留指定的时间段。

二、创建就地保留

通过Exchange管理中心和PowerShell均可创建就地保留。

1、使用EAC创建就地保留

导航到“合规性管理”，在“就地电子数据展示和保留”窗口中点击新建按钮“+”。

为该就地保留定义一个名称，如果有必要可以加上描述说明，点击“下一步”。

选择搜索邮箱的范围，以便确定需要将什么位置的内容置于保留状态。可以看出不仅可以是邮箱内容可以进行保留，公用文件夹内容也同样可以进行保留。

A、搜索所有邮箱：由于就地保留是针对特定邮箱的，因此必须进行邮箱的选择，而不是搜索所有邮箱，该选项主要用作就地电子数据展示。因此，在创建就地保留时，不能选择该选项；

B、不搜索任何邮箱：如果不搜索任何邮箱，基于邮箱的就地保留就不从谈起。该选择主要用作为公用文件夹创建就地保留，即如果为公用文件夹创建就地保留就必须选择该选项；

C、指定要搜索的邮箱：该选项提供基于用户邮箱或组（含通讯组和Office 365组）内用户邮箱的就地保留搜索功能，因此基于邮箱内容的就地保留必须选择该选项。

D、搜索所有公用文件夹：该复选框能够将Exchange Online组织内的所有公共文件夹置于就地保留状态。但是需要注意，该复选框是和“不搜索任何邮箱”选项配合使用的，即如果要启用该复选框，则必须是选择“不搜索任何邮箱”选项的情况下才被允许，否则会出现错误。

此处为了创建基于邮箱的就地保留，选择“指定要搜索的邮箱”。并点击添加按钮“+”。

在选择收件人列表中，选择“商务部”组作为搜索对象，进行“添加”，点击“确定”，完成选择操作。

返回上一页面，在列表中显示已选择的搜索邮箱或组，点击“下一步”。

在搜索查询中，默认会被选择“包括所有内容”，并且不能改选。因为，只有具有“发现管理”角色组的权限才能进行相应的修改，以便使用基于条件的筛选。

需要注意，在Office 365中，即使使用最初默认的完全管理员账户，针对Exchange Online的操作也是受限的。但是Office 365分配给订阅者的完全管理员可以通过Exchange管理中心的“权限”设置页，授予相应用户不同Exchange Online角色的权限。若需获取Exchange Online的最高管理权限，Office 365的完全管理员只需为自己授予Exchange Online的“Organization Management”权限即可。

直接点击“下一步”。