在工作和生活中，有些事情我们经常性地会拖延下去一直完不成。不知道你有没有想过为什么？不知道你有没有尝试着找一些能让自己轻松自如控制一切的办法来打破这种令人沮丧的糟糕状况？
工作效率低下的原因
大部分时候，我们无法轻松自如地控制一切，没办法完成那些始终萦绕在脑海的事情，是因为：
- 不知道为什么要做
- 没有确切地认定它们的预期结果是什么
- 没有明确的截止期限
- 没有决定你下一步的具体行动到底是什么
如果你的某个任务能够明确上述四点，一定可以高效地完成。我最近完成的两件事就是如此。
最近完成的两件事
我最近利用业余时间做了两件事：
- 写了一部面向儿童的小说
- 录制了一门视频课程
当我决定要写小说时（8月份），我告诉自己，这两个月写小说是我最重要的事，我一定要在10月中旬完成主体内容（以故事走向成型为准，字数3万字以上）和大纲。
于是我每天都在琢磨这个小说，设定人物，构思情节，晚上写，早起写，写不下去了就整理梗概，梗概也整理不下去了就大量阅读儿童文学作品。
10月中旬时，我完成了5万字左右的样章和整个小说的大纲。对于这件事：
- 我想通过写小说提高讲故事的能力，还想为将来转向写现实类小说奠定基础
- 预期结果是3万字以上的样章、成型的故事走向以及小说大纲
- 截止期限是10月中旬（最迟不超过20号）
- 下一步具体行动是确立故事开头
写小说这件事告一段落时，CSDN学院的小伙伴联系我看一个攒课的结果，问我能不能讲一个主题。
我琢磨了一下，决定先录制一门视频课程，我告诉自己一定要双11前完成，录制完毕并完成剪辑。
于是我开始整理示例，撰写PPT，每天晚上和早上录课。10月30号，我录制了11节课，4个半小时，并且完成了剪辑。对于这件事：
- 我想保持对所擅长技术的敏感
- 预期结果是完成PPT和视频录制与剪辑
- 截止期限是11月11日
- 下一步具体行动是整理每节课的主题
在我想做这两件事时，都担心自己完不成，因为我本来每天的时间就已经比较紧凑了，早上送孩子上学、维护订阅号、写文章，晚上陪孩子做作业、写文章，几乎看不到有整块可以利用的时间来做这种工程相对浩大的事情。
但是我通过明确为什么要做、预期结果、截止期限和下一步行动计划，最终做到了。
为什么工作效率会倍升
当我们找到了做某件事的意义（为什么要做），就会从内在产生动力。
当我们明确了预期结果，就能够准确衡量什么算是完成，就能定义出清晰、明确的目标，而有效的目标又可以让我们以“如果……就怎么……”的方式来展望结果，这样的展望会继续带来激励，产生动力。
当我们的目标有了时间限制，就会反向给我们施加压力，压力带来紧迫感，进一步会转化为动力。
当我们找到了下一步行动计划，就可以立刻开始。一旦开始，事情就成功了一半，最终就会形成良性循环，帮助我们完成事情。
这就是明确为什么、预期结果、时间期限、下一步行动会大大提升工作效率的原因。
为了能够让我们更好的规划自己的事情，我设计了一个简单的表格：
| 为什么要做 | 给做某件事赋予对你有关的某种意义（不做老板不高兴通常不是一个好的理由） |
| 预期结果 | 预期结果应该能够明确衡量什么是完成 |
| 截止期限 | 最好能够精确到天，下一年、下一月都是无效的期限 |
| 下一步计划 | 下一步计划应该是简单的、可立即开始做的 |
| 精力预算 | 规划你的时间和精力，保证这件事的投入 |
实际上这个小工具，综合了我看过的一些书里关于目标设定和时间管理的内容，感兴趣的请参考相关阅读中列出的文章。
希望这个小工具能对你有用，能帮助你提升做事效率。
相关阅读：