做好企业时间管理：累积铜板时间变黄金

如何做好时间管理是上班族的一门大学问，但对企业主管而言，“零碎的时间”管理，是更重要的课题。因为在工作执行的过程中，主管最主要的工作，对内是分配、指挥、协调部门同仁达成任务；对外，又必须面对客户、供货商的种种需求，主管的时间会不断被干扰与压缩，甚至影响自身原本的任务。

因此如果你身为主管，学会不浪费时间这样的基本功是不足够的，进一步，还得学会如何将破碎不堪的时间“化零为整”，创造出具体的时间运用绩效。

   差旅是主管常见的时间漏洞

　　有些主管常常出差，差旅会将大量的完整时间切割的支离破碎，例如住旅馆、浪费时间来回机场、候机时间、如果运气不好再加上个班机延迟和转机耗时的时间，经理人总是抱怨，浪费在差旅的时间比办公事多得太多。

　　但是企业需要主管出差往往基于逼不得已的理由，从具有建设性的层面思考，主管们应可以仔细规划出在飞机上、车上、旅馆中，可以做哪些事：

　　在飞机上：可以阅读、草拟计划、追赶紧急但是不需详细思考的工作进度。

　　在车上：如果自己开车，可以听广播收听国际新闻，或运用录音的方式录下自己对当日工作的反省；若是不用自己开车，那就可以运用短暂的时间打电话，进行与客户、部属的联系工作。

　　在旅馆里：旅馆虽然软硬件设备不像办公事齐全，但是仍不失为一个简易的办公空间；除了工作之外，或许对某些经理人而言，运用在旅馆独处的时间看一本书，或是看一部电影，也就是把它转化成适当的休息时间，也是时间利用的好作法。

　　移动时不要进行复杂的思考

　　如果是在一般零碎时间工作场域，例如通勤、往来开会中等身体处于“移动”的状态，主管们第一步要做的，就是观察自己的“移动时间全貌”，这样才能事先计划出移动时，到底能有多少零碎时间能加以运用。

　　也就是说，身体移动时因为思绪较浮动，所以并不适合拿来做详细的“规划性质”的工作，任何事一定是事先做准备，例如在前往拜访客户的途中，零碎时间是用来演练等一下要商谈的事情，并不是用来规划等一下要商谈的事。

　　而在通车时想的，也不应该是详细的工作计划，而是让脑袋净空，想些与创意有关的想法，当然，这个时候，创意与想法的保存就显得相当重要。

　　想要保留突发奇想的点子，主管所需养成的习惯，就是善用便利贴、或是其它具有相同功能的科技工具(例如智能型手机)。主管可以在西装外套或是公文包内准备好笔跟便利贴，那么就可以随时记录，并贴到记事本上，如此就不需要再抄写一遍。

　　当然，随着便利贴上零碎的点子愈记愈多，主管进一步可以做的是，运用小卡片来进行点子的分类管理，将收纳名片盒拿来放置这些卡片，并使用索引卷标搜寻，如此日积月累下来，零碎时间的运用，自然因为这些工具而产生累积效果，等到哪天自己想要运用“关于什么点子的记录”时，就能发现聚沙成塔的威力。

　　(摘自台湾《管理杂志》440期 文／丁永祥)

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