项目建设结束,一般而言,在收尾阶段会给项目的管理做一个评价,好的方面会列一堆,不好的方面也会点评一番,这叫组织过程资产的积累。在我看来,项目管理中的不好的方面,更应该值得重视。以下,是我在项目管理过程中,总结的几种不好的表现,评分给予差评之处。
一、项目组织差
不好的团队表现如下:
(1)没有清晰的组织架构。项目团队中,一般配备了管理人员:项目经理、技术经理,工程技术人员:技术专家(骨干)、技术员工,支撑人员:项目文秘、财务专员。然而,有很多项目团队,项目经理干着技术经理、财务专员、项目文秘的事情,既负责项目技术分析、也负责项目财务管理、还负责项目的文档管理和会议记录等文秘性质工作,这显然弱化了项目经理拥有的沟通的技能。内部组织混乱,导致了与外部沟通、协作时,都不知道由谁来应对。此外,多头管理也是无清晰的组织架构的类型,这会导致团队的沟通成本直线上升,且容易出错。
(2)团队的凝聚力不强。项目团队成员没能朝着一个共同的目标努力、不可能完成组织赋予的任务,团队存在也就没有意义。
(3)团队没有一个清晰的发展思路。作为项目型团队,要长远考虑的话,团队的发展,对于组织的稳定性、组织的吸引力都有很重要的影响。论吸引力,团队的目标方向、组织形态、行业精神、社会位置等适合成员,吸引力就大,反之吸引力就会降低,甚至会便成员厌倦、反感,从而脱离团队。
二、项目管理差
项目的管理包括:成本、时间、质量、范围、风险、采购、人员、沟通、干系人以及整合等十个方面的管理。每一个管理过程的好坏对项目的成功与否都很重要。在信息化管控项目建设的时代,项目的十大管理方面表现比较差有如下方面:
(1)没有形成符合项目实情的管理体系。并不是说,以上说的十个方面都需要花大量精力来建立管理体系,但给团队成员灌输一致的思想、拥有灵活的应对风险措施、留有缓冲的阶段工作时间等都是良好管理体系的表现形式。有些项目,给的建设时间非常紧迫,不留有项目BUFFER TIME,加班普遍,范围变化多,质量控制差,这些均会容易导致项目失败。
(2)没有借助良好的管理工具来辅助管理项目。项目,尤其是大中型项目,其文档管理、人员的管理、风险的预测与应对管理、项目工作分解结构管理,在没有一个综合性的管理工具来辅助管理时,通常是杂乱无章,管理起来很困难,很无序。此外,缺乏这些工具的辅助,很难形成高质量的组织过程资产。常用的管理软件有PM管理软件、版本管理软件、办公管理软件、资产管理软件。
三、项目执行差
项目执行差的表现有很多,这里列举几例:
(1)项目执行效率低下。团队内部,对于一件事情、一个目标的协同工作总是步调不一致,既没有领头羊,又没有推动力。
(2)项目执行过程中错误多多。项目开工建设期初没有经过培训,可导致后续工作方式不一致,项目质量低下。核心团队成员应对工作的能力与工作要求不符合,导致项目出现问题次数多。
(3)项目收尾效果差。项目收尾的好坏直接影响项目验收及项目移交。很多工作,越是到结尾阶段,前面无序的工作积累下来了很多任务需本阶段完成,这导致工作压力大而完成质量不高,一些工作甚至无法完成。
四、项目绩效差
项目结束后,项目经理将给本项目做一次深度项目绩效评价,项目绩效评价的主要内容包括:回顾项目实施的全过程;分析项目的绩效和影响;评价项目的目标实现程度;总结经验教训并提出对策建议等,主要以项目绩效报告形式来进行。然而,很多项目经理不做项目绩效评价,或者做出来的绩效评价质量很低。大致表现为:
(1)没有对工程项目实施效果进行检查,收集测量数据。项目检查主要包括状态检查和工作过程检查两方面内容。项目的状态检查,主要检查项目的绩效是否达到要求,项目是否在进度计划和预算之内,以及项目管理的范围是否正确;项目的工作过程检查,重点在于检查项目管理工作开展得如何,现在做得是否满足要求,有哪些问题需要改进。没有做这些方面的检查,也就无从得知项目的好坏,未来在进行同类项目中是否有注意的地方。
(2)没有对检查结果和测量数据进行综合分析和预测,制订必要的改进措施。组织过程资产的作用之一就是留存历史资料以备未来项目所用。而不做数据收集分析方面的工作,项目的成本控制、工期估算、人员估算等方面的经验也就无从谈起。
(3)没有编写良好的工程项目绩效报告。绩效报告,不仅仅是给项目本身留底,还应该作为向项目有关干系人做汇报的材料。绩效报告的主要内容包括状态报告、进展报告、预测和变更申请。
总之,项目的差评还可能有很多方面,在此只挑选出人们日常最为关注的几点来总结,希望对所有工程管理人员都起到一定的警示作用,能有所帮助。