原创：XXX公司-基于SAP的库存管理系统解决方案

XXX公司-基于SAP的库存管理系统

解决方案

版本：V0.3.0

Excel_Cortan

修改履历

项目概要

在整个物流配送中心，计划是神经中枢，控制着整个物流体系的采购、生产、仓储、门店等核心部门的几乎所有业务活动。所以采购计划、生产计划的准确与否对整个配送中心有至关重要的意义。不准确的计划将由可能导致出现：库存挤压，产品腐烂变质、报废；门店缺货、客户投诉、加急采购、采购成本增加，库存成本过高，盘亏盘盈太大，员工劳动强度增加，员工满意度降低等等；

准确计划的前提是需要有准确的库存，由于门店临时补货、调货、减货；生产的随时领货；菜品的自然损耗；员工的工作失误；采购的临时调价；等等原因都有可能导致我们的收、发、存业务出现问题，最终导致我们的帐、卡、物不一致；

我们希望通过该项目实现以下目标：

• 优化改善现有纸质库存卡上下卡方式，提高员工上下卡的工作效率，效率提高6-7倍；

• 采用电子表格的方式，系统自动计算库存，杜绝库管手工加减计算库存的错误，完全杜绝；

• 通过库管调整的门店合单与台账调整的门店要货订单进行自动比对，发现错误即使帮助台账查找原因，有效避免台账工作失误导致门店要货数量修改错误；

• 通过每天一张电子库存卡与SAP系统库存的卡帐差异清单，及时帮助库管和台账查找差异原因，发现问题即使纠正；有效保证卡帐的一致性

• 通过系统自动生成产品出入库频次最高的top10，或出入库金额最大的top10，或出入库数量最大的top10及随机生成的10个产品等方式不定时的生成库存卡抽查清单，由仓储主管、仓储经理进行定期或不定期的随机抽查，来有效保证卡物的一致性；

• 通过每天的卡帐差异及不定时的卡物抽查，及时发现问题及时解决，有效避免月中月底盘点时的盘亏盘盈比率

• 通过每天的卡帐差异及不定时的卡物抽查，及时发现问题及时解决，有效提高Sap系统库存的准确性

• 所有库管的出入库数据全部系统数据库中，通过有效的数据备份手段，数据永不丢失，避免纸质库存卡由于保管不当，导致重要数据丢失问题；

• 数据全部共享，新厂的计划、财务，区域助理、老厂的仓储主管、物流经理不管是在办公室还是宿舍只要可以上网，都可以随时了解仓储部库存卡与SAP系统不一致的单品及差异数量，每次仓储主管库存卡抽查的差异结果；及当前的库存卡上的单品库存及出入库明细等

• 电子库存卡系统可以帮助台账库管发现SAP库存与电子库存哪一天库存存在差异，并且可以看到是因为什么原因导致库存不对，比如是某一张入库单SAP系统没有入库，还是员工餐没有出库等；进而帮助台账发现自身在出入库过程中存在的问题，避免台账自身错误导致的sap系统库存不准；

项目背景

• 库存卡的上下卡时间问题。理论上库存卡应该是物料在码放到货位上（入库）或从货位上搬离（出库）时就要在库存卡上做出和入的动作；

• 库存卡的填写效率问题。一个单品，如果当天有门店要货、有入库、有加工间领用、有焦作店要货。需要"看单据、看库存卡目录，找到单品，填写数据"等类似操作需要翻3-4次

• 库存卡的填写准确性问题。不管是根茎库、叶菜库、冻库、还是原材料库，当库管在发好一个门店的货之后，需要在合单上及时标记是否已发货，或实际发货数量，由于书写环境问题，填写的字迹清晰程度不能保证，导致在发完货后做库存卡时，当时的填写的字迹辨识不清楚或录入错误；

• 库存卡当日结存计算问题：由于当日的结存=昨日结存+今日入库-今日出库数量，如果一个单品当天有5家门店要货，这么这个计算就是7个数字的加减运算结果，如果靠手工用计算器的方式，除了通过多次核对以外，一遍很难保证其准确性；

• 纸质库存卡很难有效区分库管对历史数据的有意修改，当库管自行盘点发现问题时可能存在有意对历史数据进行修改，对于由于库管在上下卡时由于个人原因导致的填写错误在发现后进行修改的，无法区分；不利于查找盘点差异原因；

• 纸质库存卡无法或很难及时找到纸质库存卡与SAP系统账面库存的差异，对差异品相进行重点查找，不能及时发现问题，及时修正

• 在做库存卡抽查时，只能靠仓储主管主管判断进行随机抽查，无法找到容易出错的单品进行重点抽查（如出入库频次最高的、出入库金额最大的、出入库数量最大的）；

• 纸质库存卡不能做数据共享，由于办公环境限制，新厂的财务或计划，如果要查看老厂的库存，只能到现场库房中进行查看

• 纸质库存卡不方便财务对账，当半月盘或月盘发现差异时，只能翻阅历史单据进行查找，且查起来费时费力

• 纸质库存卡保管不当很容易丢失或损毁，导致重要数据丢失

解决方案

通过将纸质库存卡调整为电子库存卡，等于给库管建立一套库管自用的库存管理系统，与Sap系统既有区别又有联系；

• 如何提高库存卡的上下卡工作效率及准确性？

解决方案：

A)、对于上下卡工作量最大的门店要货的数据，采用让库管在原始电子合单的基础上直接对实际发货数量与门店要货数量有差异的单品进行修改，无差异则不需处理。如白萝卜郑州一店要货45kg，库管实发47kg，郑州3店要货30kg，库管实发30kg，则库管只要将郑州1店的45kg修改成47kg，郑州3店由于一样，则无需修改；

B）、对于入库及内部领用部分数据，采用让库管输入单品的助记码的方式，快速录入。省去查看库存卡目录，手工翻到对应的页的方式。如当天白萝卜入库400kg，则库管只需在相应页面，输入BLB后，白萝卜的规格及单位自行关联后带出，库管随后输入数量即可。（对于数量的录入，可以使用EXCEL自带的语音播报功能，输入数字后，系统自动语音提示输入数字，减去对于电脑键盘不熟悉，输入后在行确认输入是否正确的步骤）

• 如何避免手工计算单品结存的人为错误？

解决方案：

当库管把当天的门店要货合单数据、入库数据、内部领用数据录入完毕后，系统自动计算库存；、

• 如何保证库存卡与SAP系统帐面库存的一致性？

解决方案：

当库管每天录入完库存卡相应数据后，系统自动获取（或通过简单的手工方式）自动获取Sap系统库存，根据物料编码等进行匹配后，自动生成每个库卡与帐不一致的单品明细及数量，台账可以打印后，交给各库管进行原因查找；需要从流程上要求当天的卡帐差异，库管、台账、收货、生产等部门必须协同起来找到原因后，即使 处理解决；

• 如何保证库存卡与实物库存的一致性？

解决方案：

仓储主管在规定时间或不定期的进入系统，系统自动按照出入库频次最高的TOP10或出入库数量最高的TOP10或出入库金额最高的TOP10或随机生成等规则（最容易出现错误的单品），生成抽查单品清单，仓储主管抽查后将结果反馈给台账及库管即使进行原因查找，并有物流经理辅助相应的奖惩措施；

• 如何保证每天台账对门店要货邮件修改的正确性？

解决方案：

库管每天在发货完成后根据仓储台账9点钟从系统中导出的原始要货合单，完成合单数量修改，修改后系统自动与台账修改后的邮件数量进行匹配，生成差异清单，及时发现台账或库管的错误；

• 如何防止库管对库存卡历史数据的修改？

解决方案

系统采用多用户登陆权限控制的方法，不同库管需要使用不同的用户登陆，不同级别权限不同，如组长、主管的权限要高于普通库管；另外系统在设计时会要求库管只能对当天（00：00---24：00）的出入库数据进行修改，对于历史数据的修改，必须提报给仓储主管后，有仓储主管登陆系统进行修改；同时也解决了库管上下卡不及时的问题。如10号的库存卡必须在10号24点前完成，11号则不可以再做。如果有特殊原因，则必须经过仓储主管授权后才可以；

• 如何防止库存卡数据丢失？

解决方案：

多有库存卡相关的出入库数据，全部存储在数据库中（数据库安装在信息部总部机房或IDC），并且每天进行备份，每月或每半年从系统中将数据导出后存储在物理硬盘中。如移动硬盘或光盘。（对于火灾、地震等不可控因素除外）

• 如何实现数据共享？

解决方案：

所有的数据存储在网络服务器中，只要可以上网就可以随时访问

• 如何解决库管不会用电脑或没有电脑问题？

解决方案：

系统通过人性化设置，只要库管认识汉字或拼英就可以操作，后续通过实际操作培训及联系提高操作数量程度；

目前就郑州老物流库管来看有电脑的员工数量在70%左右，对于没有电脑的库管可以使用娱乐室公用电脑或使用其他库管电脑（采用电子库存卡后工作效率可提高8倍左右，如原来库管需要150分钟完成的工作，现在20分内可以完成，所以可以把剩下的时间把电脑共享出去让没有电脑的库管使用）

主要技术(全部基于Excel)

• 使用WinRAR打包成安装文件，定义快捷方式图标

• 带有版本更新检测及新版本发布功能

• 基于SQL SERVER数据库，可基于网络使用，并可以在内外网进行快速切换

• 带有自动创建数据库及表结构功能，在Excel中设计表结构后一键在数据中创建表

• 基于流程图的功能菜单，设计新颖

• 使用到基于SQL的更新、查询、删除、插入等

• 带有用户登录及注册、修改密码功能

• 基于角色的权限控制功能，可控制用户登录权限及密码修改

• 使用TTS功能，带有语音播报功能

业务价值

提高库管关于库存卡工作的工作效率，缩短工作时间，减少由于库存卡错误、盘亏盘盈等导致的批评教育次数及经济处罚，提高员工的满意度

通过及时找到卡、帐、物之间的差异，及时查找原因，就是处理解决，减少物流中心每月盘亏盘盈比率

及时发现卡、帐、物的差异，查找原因，规范并优化物流的收、发、存业务流程，提高物流运营管理水平

提高Sap系统库存的准确性，提高物控计划的准确性，提高库存周转率，降低库存资金占用

提高Sap系统库存的准确性，提高物控计划的准确性，减少由于计划不准导致缺货无法满足客户（门店&加工间）的需求，提高客户满意度

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