众所周知,企业是一个循环体,每个岗位、每个部门都不是孤立的、静止的,而是彼此有联系的、是运动的。供需链上有物流、资金流、信息流、增值流、工作流五种基本“流”在流动。这样一个循环体其流动路径越顺畅速度越快效益越高;反之,如路径堵塞或割裂便会出现涡流甚至瘫痪。要保证路径顺畅就要有严格的管理制度打基础,还要具备有效的监督与激励机制来保驾护航。这需要内功、需要磨合、需要积累,需要升华。
1、ERP实施与信息孤岛的问题
因为企业情况发展不一致,一些实力弱小的民营中小企业存在这种情况: 购买一套ERP软件, 仅仅只使用供产销之类的软件,财务部门使用的是不相关的另一套电算化总账软件,如果需要集成的数据就从两种软件中另外制作各种电子表。
财务月末做材料账就从进销存系统中打印出来,做账前还需核对进销存软件的信息。这种方式极大地浪费了财务人员的精力,使其精力集中于最基本的核对上,也没有使得软件发挥出作用。造成这种情况一方面是经营者不懂得ERP的实质,不懂企业资源可以转化成财务信息,人为造成一个个信息孤岛。另一方面是企业的急功近利并未考虑企业以后的发展需要,只图便宜了事,结果因为短视及其财力受限而造成很大的财力、人力上的浪费。
2、部分企业使用ERP系统时存在生搬硬套,削足适履现象
现实中有相当一部分企业看到ERP在使用成功的企业中发挥了良好的作用,于是不顾企业的实际情况,单纯模仿,甚至完全照搬先进的同行公司的经验流程, 以为这是一味包治百病的良药,而不能客观辩证地看待这个系统,不明白选择与企业流程匹配高一些的ERP通用产品, 然后在此基础上依据企业的实际需求来进行二次开发就会容易很多,也花费比较少。如果存在这种现象,ERP在企业财务管理中的应用就变得举步维艰,甚至是在管理中起了反作用。
3、部分企业使用ERP后财务信息严重失真
财务信息的正确性是企业非常关心的问题。信息失真的原因如下:
(1)因为ERP中业务部门即供产销等部门在输入信息,此部分信息集成转化成财务信息,这部分原始数据输入错误而财务人员并不知情, 于是导致财务报表失真,结果就会影响财务信息使用者的决策。
(2)期初数据不真实,不论是库存还是财务的期初数应该是账实相符,保证期初数据的准确,特别是牵涉到繁杂的物料,实践中常出现的报表失真是期初数据不准确的原因。
(3)基础数据准备不充分,也未进行持续改进。ERP正式上线前企业得花足够的时间,在物料编码的制订、产品BOM 的维护,设置业务信息到财务信息的转化等方面进行设置及调试,保证单个模块及模块之间系统的顺畅运行。这就为ERP正式运行打下了坚定的基础。