电子邮件已经成为各行各业办公沟通的重要工具，市面上的邮件系统软件琳琅满目，有商业自建邮件服务器软件、商业租用企业邮箱、开源自建邮件服务器软件、免费企业邮箱，且每种类型的品牌也是非常丰富。企业如何在如此众多的产品中选择适合于本企业的邮件服务器呢？
这就需要企业先自我认知，了解各种形式的不同之处，对需求进行定位，需求包含：功能性需求，数据安全性需求，价格预算等等；然后再确定是自建邮件系统还是租用企业邮箱？
若是选择自建，是购买商业的？还是开源的？若是选择企业邮箱，是租用企业邮箱？还是用免费企业邮箱？下面就四种方式逐一介绍。
一、自建邮件系统
企业若是选择自建邮件系统，则必须具备：服务器、固定IP、技术人员（兼职或者专职维护服务器）；企业选择自建，数据在企业自己的服务器上，且由企业内部人员管理，数据安全性更高，也更为灵活（如可以启动归档服务、备份机制，随时调取历史数据作为审计或者查询使用）
- 开源自建
开源自建，即选择的邮件服务器软件为开源的，选择开源产品的优点：企业无需在软件方面投入成本。然而做开源自建的必备条件是：企业必须有对技术相当熟悉的人。开源产品的缺点：没有厂家培训，没有售后服务，完全依赖企业自己的技术力量；且在反垃圾邮件、反病毒方面，开源的都相对薄弱，需要企业的技术寻找第三方反垃圾反病毒软件来完成；开源的都不提供海外中继服务，若有海外业务往来，则也需要借助专业厂家提供的海外中继服务；开源产品相对比较大众，功能点相对比较简单，仅仅是一些常用的如邮件收发等等；开源产品，集成性相对比较差。因此，开源自建，适合的企业是：无海外业务往来、企业有高水平的技术人员、对功能要求不是特别高、无需做集成。
- 商业自建
商业自建，即为购买专业厂家提供的邮件服务器软件，选择商业自建缺点：企业需要在软件方面投入成本。选择商业自建优点：功能齐全；有专业的厂家提供售前/售中/售后服务；集成或者内嵌专业的反垃圾反病毒软件；提供专业的海外中继服务；有完善的二次开发接口做集成；一次性投入，后续每年只需要少金额的维保费。因此，商业自建，适合的企业是：有软件投入预算、对功能要求比较高、有可以维护服务器的技术人员（兼职或者专职）、对垃圾邮件拦截率要求高、有海外业务往来、邮件系统需要与其他系统做集成。
商业自建邮件服务器软件品牌众多，企业在选择时，必须经过测试，验证各项功能，选择适合自己企业的邮件服务器软件。
二、企业邮箱
企业邮箱，即由营运商提供硬件产品，并搭建好服务器，企业只是用其中部分空间，来实现邮件的收发，企业无需对软硬件进行维护，但是数据的备份由营运商统一，时间比较短或者甚至不提供备份数据，因此，对历史数据的保留，需要依靠用户保存在个人的客户端。
1． 免费企业邮箱
目前市面上的企业邮箱，大多都提供免费的，用户数在200以内，企业只需要申请，并建立自己的用户即可。免费企业邮箱优点：企业无需支付任何费用，也无需技术人员维护。免费企业邮箱缺点：没有技术支付，稳定性受影响，若遇到诸如退信等问题，没有技术提供解决方法，只能选择重新发送或者更换一个邮箱发送；数据放置在营运商的服务器上，数据安全性没有保障；企业邮箱功能大众化，只能做简单的邮件收发；用户空间、附件大小由营运商统一配置，企业无权限修改；不能与其他系统做集成；企业用户数不能超过200用户；不提供备份数据。免费企业邮箱适合的企业是：企业用户不能超过200、对邮件系统功能要求不高、没有系统集成要求、对数据安全性不重视、对历史数据管理不重视。
2． 租用企业邮箱
租用企业邮箱，即为租用营运商建立好的邮件服务器空间，选择租用企业邮箱的优点是：企业无需硬件成本，也无需技术人员维护。租用企业邮箱缺点：数据在营运商服务器上，数据安全性没有保障；企业邮箱功能大众化，只能做简单的邮件收发；用户空间、附件大小由营运商统一配置，企业无权限修改；不能做个性化开发，提供的二次开发接口有限，系统集成性差；每年需要的投入金额一样或者逐年递增，从长远看成本比较高；提供的备份数据时间段比较短（如一个月内，或者三个月内）。租用企业邮箱适合的企业是：每年有邮件系统的预算、对邮件系统功能要求不高、没有系统集成要求、对数据安全性不重视、对历史数据管理不重视。