方倍工作室在和几千家企业及个人用户软件外包需求的沟通交流中，发现大部分用户都不明白自己的需要什么，也不知道如何来提出自己的需求，现在我们以某企业开发优秀员工评比投票及转发分享得红包功能为例，介绍如何写一份简单易懂的软件外包需求说明书。
一、明确已经有什么
首先自己要知道自己已经有了什么，这是第一步。主要包括公众账号、服务器信息、现有的数据等内容。比如：
公众账号：方倍工作室，类型：服务号，已申请微信认证，已申请微信支付，已申请微信红包及企业付款 [不同的账号类型及功能意味着是否有相应的权限，有权限才能进行相应的开发，没有权限就开发不了，程序不能创建出公众号的权限，只能在已有的权限上开发功能]
服 务 器：新浪云，运行环境：PHP5.3，MySQL5.6 。<不了解这些信息，或者没有服务器的则不填，要求方倍工作室提供即可，报价中则包含服务器费用>
已有数据：公司员工数据，包括员工姓名、手机号、工号、职务名称等。以Excel形式提供。<对于需求和现有数据关联的，必须提供已有的数据信息，并且告知对方提供形式，是以Excel，SQL脚本还是API接口等形式提供。如果没有数据，则开发过程中创建数据库，然后需求方自己录入数据。>
二、明确自己需要什么
分为以下部分。
1. 管理员要有什么功能
功能点1：
功能简介：上传员工数据。
详细说明：管理员登录管理后台之后，可以将Excel导入后台数据库中。
功能点2：
功能简介：创建月评比活动。
详细说明：管理员可以创建下个月的评比活动，并且选择候选员工。
功能点3：
功能简介：查看投票结果。
详细说明：管理员可以查看每月的投票结果。
功能点4：
功能简介：其他基本功能。
详细说明：包括修改后台管理密码等。
2. 公众号接口部分
功能点1：
功能简介：生成菜单。
详细说明：底部菜单按钮中，员工可以点击进入。
功能点2：
功能简介：关键字回复。
详细说明：发送某个关键字，比如“10月”，可以查询该月的评比结果排名。
3. 用户要有什么功能
功能点1：
功能简介：查看当月候选员工列表。
详细说明：员工可以看到当月候选员工列表。
功能点2：
功能简介：投票。
详细说明：员工可以给某个员工进行投票。
功能点3：
功能简介：转发得红包。
详细说明：员工分享投票页面到朋友圈，将得到一个1元钱的微信现金红包。
【上述这些功能，并不需要写得多么详细，但将各种功能类别理清，并且提取出来，是非常重要的个人水平能力，也是一种高效沟通能力的体现】
【另外，如果能做好功能的整理，那么开发方的报价会比较合理，如果自己的功能都无法理清，那么开发方会觉得后续沟通修改的成本可能会较高，从而提高报价。】
三、明确预算
分析出上述需求以后，就需要自己有一个预算。如果是公司项目，就直接问领导大概可以提供多少经费支持。如果是个人项目，就直接估算出一个自己可以出得起的最高价钱。
如何估算外包需求的价值呢？
这需要以一线城市高级程序员工资为参考标准(因为他们代表了被市场认可的高水平与高质量，如果不想被坑的话，就不要找小白)，他们的工资在1万~3万之间。日工资在500~1500左右，一个项目无论大小，总有前期的需求沟通、开发实现、调试测试等过程，所以项目在1000~10000是个合理的报价区间，复杂的在项目在几万到几十万也是正常的。对方并没有漫天要价。你的预算不要低于这个最低值。
切忌
不要以自己也是开发人员觉得对方报价贵，然后砍价一半以上，对方觉得你不仅开发能力有问题，而且人品道德有问题，直接将你拉黑。
或者不要说自己是学生没钱，只能出个零头的钱，学生不是不可以找外包，但也需要尊重对方的时间及劳动。