易扩展的办公流程化管理核心模型（第2版）

前言

关于办公管理系统升级思考、规划工作，已经一年有余（2013年11月《使用云技术升级改造现有应用系统的思考》）。从2014年3月开始，我开始协助用户完成规划、可研、立项，直至今年（2015年）1月份做为项目经理承接此项目，建设思路也组建清晰。

刚开始更多的是以云计算视角，通过技术手段来支撑用户，为用户画了一张大饼，可是用户投资有限，其结果好比买小餐包充饥都不够，这样，只能按二八原则，提供核心业务支撑平台，或者叫做最小核心化的办公生产运营能力产品，预留将来扩容及增加预算的接口和架构。

传统办公管理及其业务现状

自从有办公自动化开始，传统办公系统逐步升级到以工作流、协同办公、知识管理为一体的知识型协同办公系统，为企事业单位提供公文管理、流程审批、协同工作、沟通工具、文档管理、综合信息、部门办公、电子论坛、计划管理、项目管理、任务管理、会议管理、关联人员、系统集成、门户定制、通讯录、工作便签、问卷调查、常用工具等业务功能。

目前，企事业单位办公系统多采用传统的“烟囱式”架构模式，即：按功能分为不同的子系统，根据不同需求独立地进行设计和建设，系统架构从应用、数据再到基础设施，都以烟囱式部署为主。这种系统架构模式的显著特点是纵向统一，系统内部建设一体化。这种系统架构模式虽保证了各功能系统内部建设的统一，但同时也导致出现了系统系统间独立性强、信息不透明、部门间横向协调性差、共通性少及资源共享率不高等诸多问题。

图1

如上图1所示，具有代表性“烟囱”业务现状图，呈现出管理条块分割的现状。如从业务功能角度看，很多功能具有明显的相似性。在此不展开分析，只给出我的分析结论：

办公管理核心业务就是审批流+文档=业务流程管理。

回想办公管理信息化前，办理业务过程是这样的：

（1）工作人员先填写申请单（或审批单），填写好后，连同附属资料装订在一起，送给下一环节办理（或审批）；

（2）上述业务处理过程中，管理人员首先关注的是流程走的对不对，其次看提交上来的报告与资料，这个报告与资料就是申请单文档及其附件。

回归业务的本质，就是前面所说的分析结论：审批流+文档=业务流程。

对图1中的业务可以归结为公文管理、通用办公、业务流程管理、综合信息、专业管理五大部分，而从办公管理范畴可以直接定义以业务流程管理为核心，以及延伸出来的公文管理和通用办公，其中公文管理和通用办公可以理解为固化的某些业务流程管理。

业务流程管理是为达到特定的价值目标而由不同的人分别共同完成的一系列活动。活动之间不仅有严格的先后顺序限定，而且活动的内容、方式、责任等也都必须有明确的安排和界定，以使不同活动在不同岗位角色之间进行转手交接成为可能。活动与活动之间在时间和空间上的转移可以有较大的跨度。而狭义的业务流程，则认为它仅仅是与客户价值的满足相联系的一系列活动。

业务流程管理是从业务流程建立和规范、业务流程优化、业务流程再造三个层次发展起来的，目前，已经发展到业务流程再造阶段，也是本次办公系统升级的重点，在优化370个流程的基础上，再造流程。这样的业务流程管理模型如下图2所示：

图2

管理改革需求—业务流程再造

业务流程重组（Business Process Reengineering，BPR）最早由美国的Michael Hammer 和James Champy提出，在20世纪90年代达到了全盛的一种管理思想。强调以业务流程为改造对象和中心、以关心客户的需求和满意度为目标、对现有的业务流程进行根本的再思考和彻底的再设计，利用先进的制造技术、信息技术以及现代的管理手段、最大限度地实现技术上的功能集成和管理上的职能集成，以打破传统的职能型组织结构，建立全新的过程型组织结构，从而实现企业经营在成本、质量、服务和速度等方面的戏剧性的改善。

随着管理规范化、精细化，原办公管理范畴的部分业务迁移到ERP、HR等专业管理系统中，保留下传统公文管理和流程审批等业务。对于剩下的办公管理业务要进行改革、优化。改革、优化目标是建设办公生产运营体系，去行政化、去职能化、专业化、集中化、扁平化，实现纵向专业化穿透和横向信息透明的统一运营体系。

（1）落实工作，及时反馈工作进展情况，体现执行力；

（2）缩短流程，提高工作效率，加强工作责任；

（3）信息透明，晒在阳光大厅中，方便群众和各方监督；

（4）项目（事项）全生命周期管理，做到事前决策评估，事中高效落实、信息透明，事后经验总结、效益分析；

（5）信息化工作适应上述需求，快速响应新需求，满足改革需求。

基于办公管理现状，参考业务流程管理规范和方法论，按照改革需求，需要借助业务流程管理平台软件（BPM软件）来实现业务流程再造的需求。

易扩展办公流程化管理模型——办公管理能力平台

办公管理以流程化管理为核心，此核心包括：流程建模及其生命周期管理、流程执行管理及其生命周期管理、流程监控与分析三部分。其中，生命周期管理借鉴我早年实施过的电能表生命周期管理，管理也是有生命周期的，他能体现出管理的能力、效益、效率。

（1）流程建模及其生命周期管理包括：业务需求、开发建设、上线（并形成流程目录）、变更、下线、最终销毁全生命周期管理。相关的业务功能有：流程快速开发和流程建模、流程后评估；

（2）流程执行及其生命周期管理包括：启动流程实例、流程流转审批、结束流程实例、流程评价、归档。相关的业务功能有：申请、审批、评价、归档；

（3）办公流程化管理最终通过流程监控和分析来展现流程规范化和执行力、效益上，借助办公阳光大厅为业务入口，并展现，相关的业务功能有：流程催办、论坛、值班管理、办事指南等。

办公管理核心能力平台系统架构模型如下图3所示，通过办公能力BPM平台和流程全生命周期管理来支撑易扩展办公流程化管理模型。

图3

流程全生命周期管理数据模型如下图4所示，上半部分是流程模型（工作流）、表单、流程环节的定义信息，下半部分是其执行信息。数据模型不仅记录BPM平台所提供软件模型方面的数据信息，还要记录为管理服务的信息，例如流程环节中的流程环节使用次数，以及流程环节使用率信息，通过数据模型为业务流程再造提供管理支撑信息。