现今的视频会议软件产品不单只是音、视频的传输，还包括协同数据功能。协同数据功能主要包括：电子白板共享、文档协同浏览、共享桌面等功能。现在我们主要讨论的是视频会议软件中的协同文档技术。协同文档浏览主要是通过协同浏览的方式，把主持人现场所打开的文档，传送给其他的客户端，从而其他的客户端可以实时看到主持人的操作。协同文档浏览技术一般可以通过几种方式来实现，每种实现方式有其优缺点：
1、直接文档上传方式
直接文档上传方式就是把文档上传到MCU服务器，然后记录主持人操作文档的类型、相关信息，并实时传输主持人的文档操作动作，如建立文档、打开文档、关闭文档、下一页、上一页等操作，然后把相关的文档操作动作实时发到其他的终端，其他的终端同时也通过获取操作人的文档类型、相关信息等，然后也打开这个文档，接着模拟操主持人的操作，通过这些数据的传输，就可以达到主持人与观众操作步骤一致。但该方式的缺点是必须全部上传完文档并对各个终端进行分发完毕，才可以进行协同操作，因此该协同方式不能应对大文档的数据协同，在视频会议软件领域，flash的视频会议软件经过会使用该方式进行文档协同浏览。
2、文档转换方式
协同文档浏览可以先把文档转换成图片格式，也就是把文档通过分页处理技术，转换成相应的图片，然后通过图片来替换文档进行传输，该方式由于采用了分页技术，不需要把文档全部传输到服务器，只需要把当前协同浏览的文档的页面转换成图片，然后把图片发送到其他的客户端，就可以使到观众能实时看到主持人的操作的文档。但该方式也存在较大的缺点，这就是很难适应各种不同的文档，我们必须为不同类型的文档，开发不同的图片转换格式，因此该方式只适合于操作文档格式不多的视频会议系统中。
3、虚拟打印方式
文档转换技术不能转换全部的文档格式，而虚拟打印方式就能解决这个问题，通过虚拟打印技术，我们可以虚拟一个打印机，通过虚拟打印机把文档进行转换，转换成相应的图片，然后通过实时的图片来显示操作者的操作，该技术的后面的图片传输技术和前面的相似，但就是增加了用虚拟机来转换图片的功能。该方式虽然解决了任意格式的文档转换的问题，但它不能显示动态的文档，如PowerPoint文件，一般的PowerPoint文件里面可以包括视频、声音，如果将文档直接转换成图片，这些多媒体数据就会实现不了协同浏览，因此这虚拟打印的方式对于这些动态的文档就无能为力了。
4、转换成flash方式
flash转换方式就是把文档转换成flash的动态格式，它能解决虚拟打印不能显示的动态文档的问题，通过分页处理把PPT或者其他的动态文档的当前页面转换成flash格式，然后通过flash文件来显示动态的文档，这样就可以解决不能显示动态文档的问题。但该方式需要安装flash播放器才可以进行文档浏览，存在一定的兼容性问题。
综上所述，文档文档技术可以通过：直接文档上传方式、文档转换方式、虚拟打印方式、转换成flash方式，四种方式来实现，这四种方式除了第一种方式存在较大的缺点外，其他的三种方式各有各的优缺点，因此我们可以把三种方式结合起来，利用其各自的优势来实现视频会议软件的协同文档浏览。